Tips hoe je een administratie kunt voeren


Invullen en bijhouden van de kas en bank en bijbehorende bonnen

Hieronder treft u een opsomming aan hoe u de administratie/kasbladen dient aan te leveren zodat een goede administratie, met hieraan gekoppeld de boekhouding, gevoerd kan worden:

- U vult op een kasblad 1 maand in per kasblad en geen 2 of 3 (halve) maanden.
Indien u voor deze ene maand tekort komt aan één kasblad, dan neemt u een tweede kasblad, maar ook hier vult u geen andere maanden op in.

-  U vult de regels op datumvolgorde in. Dus de eerste van de maand bovenaan het kasblad, daaronder de tweede van de maand enzovoort. Indien u meerdere regels nodig heeft dan vult u deze onder elkaar in. Daarna pas een volgende datum.

- Indien u meerdere aankopen of betalingen op dezelfde dag heeft verricht, dan vult u op een volgende regel nog eens dezelfde datum in met hierop een betaling. U mag in geen geval twee of drie betalingen op een regel plaatsen.

- De bonnen die bij de uitgaven van het desbetreffende kasblad horen bewaart u, net zoals u de regels in het kasblad invult, op dezelfde volgorde. Waarbij de eerste van de maand onderaan komt, de tweede erop, de derde daarbovenop, enzovoort.

- U vult op het kasblad alle omzetten van het bedrijf aan de inkomsten/ontvangst kant en alle uitgaven aan de uitgaven zijde in.

- Op de ontvangstzijde kunt u gewoon uw omzetbedragen plaatsen met als omschrijving ‘omzet’. Hier vallen ook betalingen via de pinautomaat onder.

- Vult u alstublieft alle in- en uitgaande geldbedragen in zodra u geld uit kas neemt voor een privé-uitgave, waarbij u bij de omschrijving ‘privé’ invult, met het bedrag erachter.

- Indien u geld haalt of brengt naar de bank vanuit de kas, dan dient u dit op uw kasstaat te verantwoorden met als omschrijving ‘storting’ of ‘opname bank’ of ‘kruispost’.

- Privé opgenomen of gestort geld van of naar de bank dient altijd via de kasstaat verantwoord te worden. U kunt administratief gezien niet rechtstreeks van de zakelijke bank uw privégeld opnemen of naar de bank toebrengen. U dient dan op de volgende manier een boeking te verrichten:

U neemt privé geld op van de bank…

U brengt privé geld naar de bank…

Dagafschriften

Houd de dagafschriften op volgorde
U kunt het beste per volgnummer van de dagafschriften de bijbehorende bonnen erachter doen. Dit om een goed systeem in uw boekhouding te creëren en om eventuele onnodige zoektochten te vermijden en eventuele misverstanden te voorkomen.

Voorbeeld:
- Dagafschrift 13 bestaat bijvoorbeeld uit 5 volgnummers. Op elke volgnummer staan een aantal boekingen. Een aantal van deze boekingen corresponderen met een aantal bonnen of facturen. Achter elke volgnummer doet u de factuur waarvan de betaling op het volgnummer voorkomt.

Zorg er voor dat alle bonnen aanwezig zijn die in de boekhouding dienen te worden verantwoord. Bij het ontbreken van een bon kunt u geen omzetbelasting terugvragen.

Als u deze gebruiksaanwijzing goed navolgt, zult u merken dat het voeren van een administratie vrij eenvoudig is en dat het opzoeken van bepaalde posten snel en efficiënt verricht kan worden. Daarnaast voorkomt u dat wij extra werk voor u moeten verrichten, zodat de kosten voor u laag kunnen blijven.

Indien u nog vragen heeft kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen.

Nog even iets over autokosten en kilometers. Indien u kilometers wil schrijven - iets wat voor de meeste ondernemers interessant is - en alle kosten van de auto op de zaak wil afschrijven, dan zult u hiervoor een kilometerstaat dienen bij te houden. Anders is in principe de afschrijving op elke zakelijke rit de begin- en eindstand op uw kilometerteller met hierachter het aantal gereden kilometers. Het totaal van het aantal kilometers per jaar maal € 0,19 is dan aftrekbaar op uw balans.

Wij hopen u via deze handleiding van een goed advies te hebben voorzien en voldoende informatie te hebben aangereikt om een goede administratieve samenwerking te kunnen realiseren.